Digital Workplace hay môi trường làm việc số là một thuật ngữ đang ngày càng được quan tâm khi công nghệ phát triển nhanh như vũ bão. Hiểu được đầy đủ, chính xác về môi trường làm việc số sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi và phát huy tối đa những lợi ích mà nó mang lại. Hãy cùng VTC NetViet tìm hiểu Digital Workplace là gì qua bài viết dưới đây nhé.

Mục Lục

Digital Workplace là gì?

Digital Workplace được hiểu là một không gian làm việc ảo mà tại đó cho phép các C-level áp dụng công nghệ vào công việc để xây dựng quy trình, công cụ, quản lý nhân viên, nhằm nâng cao năng suất hoạt động của doanh nghiệp và duy trì môi trường làm việc hiệu quả.

Digital Workplace vận hành 100% bởi công nghệ. Tại nền tảng này, nhân viên có thể tương tác hiệu quả, xử lý công việc thông qua quản lý dự án, tự động hóa các quy trình, báo cáo,… mà không hề phụ thuộc vào môi trường vật lý.

Có thể thấy việc chuyển đổi môi trường làm việc đã ngày càng phổ biến hơn trong doanh nghiệp như: Chữ kỹ tay – chữ ký số, hóa đơn giấy – hóa đơn điện tử, gửi thư tay – gửi email,…

Digital Workplace là một không gian làm việc số

Ví dụ về Digital Workplace

Giao tiếp liền mạch giữa các đồng nghiệp

Với những tiến bộ trong công nghệ di động, việc duy trì kết nối với đồng nghiệp của họ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết ngay cả khi họ đang làm việc từ xa. Phần mềm cung cấp các kênh chuyên dụng để giao tiếp và cung cấp thông tin chi tiết cho các bên liên quan. Ngoài ra, thông qua việc sử dụng phần mềm và ứng dụng chuyên dụng, nhân viên có thể nhanh chóng chia sẻ và truy cập thông tin như tài liệu dự án, tin nhắn và các tệp khác ngay từ thiết bị di động của họ, tạo ra trải nghiệm digital workplace liền mạch hơn.

Tăng hiệu quả thông qua số hóa

Số hóa nơi làm việc là sử dụng công nghệ để đạt hiệu quả cao hơn. Digital Workpace có những lợi thế có thể năng hiệu quả công việc trong quá trình giao tiếp trong nội bộ giữa các CBNV với nhau và với đối tác thông qua việc triển khai các công nghệ kỹ thuật số.

Đổi mới thông qua chuyển đổi kỹ thuật số

Một trong những cách hiệu quả nhất để hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình là sử dụng các công nghệ kỹ thuật số. Chẳng hạn như tự động hóa quy trình robot, trí tuệ nhân tạo và học máy để số hóa các quy trình kinh doanh phức tạp hoặc tốn thời gian. Điều này cho phép giải phóng người lao động cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Ngoài ra, công nghệ kỹ thuật số có thể chủ động quét các luồng dữ liệu để tìm các vấn đề tiềm ẩn và tự động khắc phục trước khi sự cố xảy ra.

Nhìn chung, chuyển đổi kỹ thuật số mang lại vô số khả năng để chuyển đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp, mở ra giá trị to lớn về mặt tăng năng suất và tiết kiệm chi phí.

Các hoạt động thủ công được thay thế bằng công nghệ tiện ích

Những khái niệm sai lầm về Digital Workplace phổ biến

Digital Workplace là mạng nội bộ

Mạng nội bộ được hiểu là mạng riêng tư, đây là nền tảng cung cấp những tin tức, thông tin, chính sách của doanh nghiệp mà chỉ có cán bộ, nhân viên làm việc trong doanh nghiệp đó có quyền truy cập. Tuy nhiên, mạng nội bộ không bao gồm các quy trình nội bộ hay các dự án đang hoạt động.

Còn Digital Workplace cho phép doanh nghiệp quản lý các quy trình và dữ liệu an toàn mà không cần một cơ sở dữ liệu riêng biệt.

Digital Workplace là một bộ sưu tập các ứng dụng

Doanh nghiệp đang làm việc trong môi trường số không có nghĩa là sử dụng hàng loạt các ứng dụng riêng biệt để quản lý công việc.

Trong thực tế, nếu doanh nghiệp chỉ quan tâm đến việc sử dụng thật nhiều phần mềm kỹ thuật số trong công việc mà không cân nhắc tính phù hợp với mục tiêu kinh doanh hay trải nghiệm của nhân viên sẽ càng làm cho việc quản lý trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

Digital Workplace là phần mềm năng suất

Email, Google Drive, Google Sheet, Google Doc hay MS Office… là những phần mềm quen thuộc, đóng những vai trò nhất định. Tuy nhiên, các phần mềm này không thể tự tạo nên một nơi làm việc số thống nhất. Trong trường hợp doanh nghiệp quản lý công việc nhưng chỉ dựa vào những công cụ này sẽ dẫn đến sự xáo trộn, thông tin đứt quãng, sai lệch.

Digital Workplace là phần mềm chỉ dành cho doanh nghiệp

Trong thực tế, không chỉ riêng các doanh nghiệp mà bất kỳ tổ chức lớn, nhỏ hay đội nhóm đều có khả năng làm việc trong môi trường số nếu xây dựng được một hệ thống kỹ thuật số. Tại một thời điểm nhất định, khi tổ chức mở rộng quy mô hoặc điều chỉnh chiến lược, mục tiêu thì môi trường làm việc số sẽ cải thiện và tiếp tục phát triển.

Dễ nhận thấy rằng các tổ chức và doanh nghiệp đang ngày càng nhận được những lợi ích rõ nét từ việc chuyển đổi sang Digital Workplace. Theo đó, các giải pháp công nghệ mang lại nhiều tiện ích và được ứng dụng trong quy trình làm việc mang đến hiệu quả làm việc tối ưu cho tổ chức.

Digital Workplace có nhiều ứng dụng trong các hoạt động quản lý doanh nghiệp

Vì sao các doanh nghiệp cần thực hiện Digital workplace transformation?

Theo báo cáo “Digital Transformation thế giới năm 2019” của Fujitsu, trong 900 nhà lãnh đạo doanh nghiệp tham gia thăm dò, có:

40% công ty đã thực hiện cũng như gặt hái được thành quả từ những dự án chuyển đổi số.
Có khoảng 40% dự án vẫn đang trong giai đoạn triển khai.
Khoảng dưới 30% doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện các dự án Digital Transformation.

Dễ nhận thấy: Digital Transformation đã trở thành xu hướng tất yếu của các công ty trên toàn toàn cầu. Bất kỳ doanh nghiệp nào dù ở lĩnh vực bán lẻ, tài chính hay chăm sóc sức khỏe, công nghệ … đều hướng tới mục đích cuối cùng là doanh thu và lợi nhuận.

Để hoàn thiện trải nghiệm của khách hàng, góp phần tăng hiệu quả bán hàng thì việc triển khai các dự án Digital Transformation được xem là giải pháp phổ biến nhất vào thời điểm hiện tại. Bởi vậy, các công ty dù lớn hay nhỏ đều không thể nói “không” với Digital Transformation.

Thúc đẩy văn hóa cộng tác

Thông qua việc tích hợp các công nghệ mà mỗi nhân viên sử dụng (bao gồm email, tin nhắn, các ứng dụng quản lý công việc và cuộc họp trực tuyến), digital workplace là một phần mềm phá vỡ những rào cản giao tiếp, góp phần thúc đẩy sự cộng tác trong tổ chức. Mỗi nhân viên đều có thể kết nối hay phối hợp thực hiện các công việc chỉ cần thông qua màn hình máy tính. Từ đó, doanh nghiệp sẽ khai thác được tối ưu sức mạnh tập thể.

Tăng tính linh hoạt

Tại Digital workplace, môi trường làm việc của nhân viên không bị giới hạn bởi 4 bức tường. Các công việc hàng ngày của họ có thể diễn ra bất cứ khi nào và bất cứ đâu. Những cuộc họp đột xuất hay lịch trình dày đặc không còn là vấn đề bởi việc xóa mờ khoảng cách địa lý. Ngoài ra, văn phòng số thúc đẩy xu hướng làm việc ở bất kỳ đâu, từ đó nhân viên sẽ tự chủ hơn trong công việc và gia tăng mức độ hài lòng.

Cải thiện năng suất làm việc

Doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất lên gấp nhiều lần bằng cách tự động hóa các thao tác thủ công. Từ đó, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và truy cập thông tin, cắt giảm lãng phí trong quy trình làm việc nhờ sự linh hoạt và liền mạch của các công cụ kỹ thuật số.

Doanh thu tăng

Digital Workplace cho phép truy cập vào các ứng dụng nghiên cứu thị trường sáng tạo, đăng kết quả lên mạng nội bộ hoặc các nền tảng được chia sẻ để nhân viên có thể chủ động làm việc và khai thác chúng.

Khả năng tiếp cận các nghiên cứu chuyên sâu này tác động trực tiếp đến khả năng quản lý và tập trung chiến lược của công ty để tạo ra các chiến dịch, nhanh chóng đẩy doanh thu tăng lên.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Cần rất nhiều tài nguyên và nguồn lực để cung cấp trải nghiệm khách hàng chất lượng theo cách truyền thống. Thế nhưng với sức mạnh của các công cụ kỹ thuật số, quá trình chăm sóc khách hàng có thể được tự động hóa mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Sự hài lòng của nhân viên

Tại các công ty, digital workplace tạo điều kiện cho các lựa chọn làm việc tại nhà hoặc hình thức làm việc kết hợp, nhân viên có nhiều quyền tự quyết hơn đối với mô hình làm việc của họ, từ đó cải thiện tinh thần làm việc.

Những nhân viên hạnh phúc trong môi trường làm việc mà họ muốn gắn bó, nhiều khả năng họ sẽ nỗ lực để giúp các công ty tiếp tục phát triển mạnh mẽ.

Trao quyền cho nhân viên

Digital Workplace cho phép nhân viên tự do kiểm soát mô hình làm việc của họ bằng cách cung cấp cho họ tùy chọn làm việc tại nhà hoặc áp dụng lịch làm việc kết hợp.

Điều này sẽ cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, khiến họ có động lực hơn.

Tối ưu chi phí hoạt động

Chuyển đổi mô hình sang văn phòng số là giải pháp lý tưởng góp phần tối ưu chi phí hoạt động cho doanh nghiệp. Chi phí đi lại giữa các chi nhánh được cắt giảm hoàn toàn nhờ các cuộc họp trực tuyến. Ngoài ra, lựa chọn các giải pháp lựu trữ đám mây cũng giúp doanh nghiệp giải phóng chi phí vận hành máy chủ, bộ nhớ và tài nguyên công nghệ thông tin.

Vì sao các doanh nghiệp cần thực hiện Digital Transformation?

Cách cải thiện digital workplace

Tạo ra một digital workplace là một khởi đầu tuyệt vời, nhưng cần tạo ra một chiến lược digital workplace toàn diện, cho phép bạn cải thiện và tối ưu hóa các hoạt động của mình. Vậy làm thế nào để cải thiện digital workplace?

Đảm bảo digital workplace phù hợp với tầm nhìn

Khi chiến lược công ty của bạn phát triển, mong muốn và nhu cầu của bạn có thể thay đổi theo nó. Và nếu bạn vẫn đang sử dụng cùng một bộ ứng dụng kỹ thuật số tại digital workplace của mình, bạn có thể không nhận được cú hích tốt nhất cho số tiền của mình.

Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đang kiểm tra phần mềm của mình ít nhất mỗi năm một lần và đừng ngại tìm kiếm nhà cung cấp mới hoặc thay đổi gói của bạn nếu phần mềm bạn đang sử dụng không còn đáp ứng nhu cầu của bạn.

Mở rộng digital workplace

Mục tiêu của mọi doanh nghiệp là mở rộng, tăng trưởng và tăng doanh thu càng nhiều càng tốt.

Do đó, mỗi doanh nghiệp cần một digital workplace có khả năng phát triển cùng doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là digital workplace này có thể mở rộng nhiều người dùng hơn, các chức năng rộng hơn, nghiên cứu và phân tích toàn cầu,…

Làm cho digital workplace dễ sử dụng

Phần mềm digital workplace kém chất lượng, không trực quan không chỉ làm mất động lực của nhân viên mà còn lãng phí thời gian quý báu có thể dùng để phát triển công ty. Vì vậy, hãy kiểm digital workplace để đảm bảo mọi thứ đều có thể truy cập mượt mà.

Đảm bảo digital workplace hoạt động tốt

Tương tự như tính dễ sử dụng, digital workplace cần phải hoạt động tốt, logic. Điều đó có nghĩa là các liên kết và trang phải có ý nghĩa, trực quan.

Ví dụ: kế toán nội bộ có thể tiết kiệm thời gian tính lương từ các liên kết rõ ràng đến từng nhân sự cụ thể. Tương tự, nhân viên bán hàng có thể không cần phải lội qua nhiều trang không liên quan mà đến thẳng liên kết hàng tồn kho.

Khuyến khích phản hồi của nhân viên

Nhân viên – những người liên tục sử dụng digital workplace sẽ biết chức năng nào đang hoạt động tốt, những liên kết nào cần thiết cho quy trình làm việc tối ưu và có thể đưa ra đề xuất về bất kỳ chức năng nào mà họ cảm thấy còn thiếu.

Họ cũng có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả của các ứng dụng giao tiếp cả trong nội bộ với đồng nghiệp và bên ngoài với khách hàng.

Thực hiện các hệ thống học tập thích ứng

Khi phần mềm của bạn tiến bộ, việc đào tạo để vận hành nó cũng vậy. Mặc dù nhân sự có thể được đào tạo ban đầu, nhưng thật không công bằng khi mong đợi họ tự tin ghi nhớ mọi thứ trong lần đầu tiên.

Sản xuất video đào tạo, hướng dẫn truy cập để nhân viên có thể kiểm soát việc học của họ và tham khảo khi cần thiết.

Cho phép làm việc từ xa hiệu quả

Digital workplace trao quyền cho nhân viên làm việc hiệu quả khi làm việc từ xa. Với các hệ thống lưu trữ đám mây, các cá nhân được ủy quyền có quyền truy cập mà không cần một giao thức riêng biệt. Các cá nhân cũng có thể chia sẻ thông tin cập nhật, nhận câu trả lời cho câu hỏi của họ và cộng tác từ mọi nơi.

Các nhà quản lý cũng có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn và ít công việc hành chính hơn. Các tổ chức sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí bảo trì và vận chuyển, vốn có thể được đầu tư vào phát triển sản phẩm hoặc các dự án khác gắn liền với kết quả doanh thu. Nói cách khác, digital workplace cho phép một tổ chức nhanh nhẹn và sáng tạo hơn.

Tạo một nơi làm việc được kết nối

Bằng cách đảm bảo giao tiếp và cộng tác liền mạch, nơi làm việc kết nối (connect workplace) cải thiện năng suất. Điều này có thể được xây dựng bằng cách:

Cố vấn ngang hàng: Bằng cách khuyến khích giao tiếp tích cực trong nhóm, các đồng nghiệp có thể giúp nhau phát triển bằng cách chia sẻ ý tưởng và mẹo. Đồng thời giúp giải quyết vấn đề, khiến nhân viên cấp cao tập trung vào các lĩnh vực công việc khác.
Tổ chức các sự kiện: Làm việc trực tuyến không có nghĩa là bạn không còn nói chuyện với đồng nghiệp nữa. Trong thực tế, nó là một cách mới để tương tác. Tổ chức các sự kiện thường xuyên cho phép nhân viên cảm thấy được kết nối bất kể họ ở đâu.
Tích cực cộng tác: Bằng cách tạo không gian chung, đồng nghiệp có thể dễ dàng cộng tác trên các dự án trong thời gian thực, mọi lúc mọi nơi và thêm vào đó bất cứ khi nào họ muốn. Sự cộng tác này sẽ cho phép nhóm của bạn mở rộng khả năng sáng tạo.
Danh bạ nhân viên: Khó có thể biết ai làm gì trong một công ty lớn. Sử dụng nền tảng có danh bạ nhân viên cập nhật theo thời gian thực cho phép nhân viên liên hệ với các thành viên trong nhóm khi cần thiết.

5 Bước xây dựng môi trường làm việc số cho doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1: Xác định tầm nhìn

Kiến tạo môi trường làm việc số cho doanh nghiệp phải bắt đầu từ việc xác định tầm nhìn rõ ràng. Tầm nhìn phải được đúc kết từ việc phân tích kỹ lưỡng nhu cầu và tình hình hoạt động của tổ chức. Cần có một cái nhìn tổng quan về bộ máy vận hành của doanh nghiệp và đặt ra câu hỏi: Các phương thức làm việc truyền thống có còn hiệu quả? Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn nếu có những công cụ gì?

Khảo sát toàn bộ đội ngũ nhân sự, trao đổi trực tiếp với các nhà quản lý và chuyên gia tư vấn chuyển đổi số để đưa ra một định hướng rõ ràng là cách tốt nhất để tìm ra câu trả lời.

Bước 2: Lập kế hoạch triển khai

Câu hỏi được đặt ra là làm thế nào để thiết lập một kế hoạch chi tiết cho chiến lược Digital workplace transformation? Đó là khảo sát toàn bộ các bộ phận trong tổ chức – đóng vai trò là một phần trong văn phòng điện tử, cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có cơ hội tham gia vào quá trình đóng góp ý kiến. Bản kế hoạch triển khai cần làm rõ những vấn đề sau:

Để cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân viên và nâng cao hiệu suất, bạn sẽ sử dụng công nghệ như thế nào đ?
Để tăng khả năng sáng tạo và cộng tác của nhân viên, bạn có thể tạo không gian làm việc như thế nào?

Bước 3: Xây dựng bộ công cụ số

Bộ công cụ kỹ thuật số là tất cả các công cụ và công nghệ mà nhân viên cần để hoàn thành công việc của họ. Tuy nhiên, các công cụ số chỉ thực sự phát huy tác dụng nếu như đáp ứng được yêu cầu về tầm nhìn chiến lược đã xác định ở trên. Ngược lại, các công cụ mới có thể chỉ mang lại lợi ích cho một số bộ phận hoặc nhóm nhất định, tệ hơn là không có lợi cho ai cả.

Vậy một bộ công cụ số hoàn chỉnh bao gồm những gì? Trong hầu hết các tổ chức, bộ công cụ kỹ thuật số sẽ được chia thành 8 loại với các chức năng, mục đích riêng:

Truyền thông – hỗ trợ chia sẻ thông tin nội bộ: Mạng nội bộ, blog
Các phần mềm quản trị – ERP, CRM, HRM,…
Giao tiếp – cho phép nhân viên kết nối và liên lạc một cách nhanh chóng: email, tin nhắn
Thiết bị di động – cho phép làm việc từ xa: smartphone, laptop, máy quét từ xa.
Kết nối – giúp dễ dàng liên lạc với mọi thành viên trong tổ chức: danh bạ nhân viên, sơ đồ tổ chức.
Năng suất – hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả: trình xử lý văn bản (word, docs), phần mềm bảng tính (excel, sheet), phần mềm trình chiếu (powerpoint)
Cộng tác – cho phép nhân viên làm việc cùng nhau: hội nhóm, web conference (hội nghị trực tuyến)
Nguồn lực cộng đồng (crowdsourcing) – cho phép tổ chức thu thập phản hồi và ý tưởng của nhân viên: thăm dò ý kiến, diễn đàn, khảo sát

Bước 4: Triển khai thực hiện

Điều lưu ý khi lựa chọn mô hình Digital Workplace là cần giải quyết mọi vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro và giải quyết những tiềm ẩn có thể phát sinh khi áp dụng công nghệ mới. Mô hình Digital Workplace lý tưởng sẽ tối đa hóa khả năng kết nối và hợp tác, đồng thời hạn chế rủi ro ở mức tối thiểu. Hãy đảm bảo cho các công đoạn triển khai diễn ra suôn sẻ bằng cách:

Giám sát chặt chẽ thông tin, phân tích và dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra liên quan đến các vấn đề bảo mật và an toàn thông tin.
Đào tạo nhân viên, đảm bảo rằng tất cả các nhân sự hiểu rõ về cách thức vận hành của Digital workplace để tránh lúng túng, nhầm lẫn khi tiếp cận một môi trường làm việc mới.
Cung cấp mô hình giao tiếp thống nhất cho tổ chức, ngăn chặn việc hình thành các nhóm biệt lập.

Bước 5: Đánh giá và cải tiến

Khảo sát việc ứng dụng digital workplace có bất cập ở đâu trong quy trình vận hành hay không? Đồng thời đánh giá kết quả trong quá trình triển khai để cải tiến, tối ưu những điểm còn chưa hợp lý.

Kết

Thế giới biến đổi không ngừng, mỗi doanh nghiệp cũng ngày càng đứng trước nhiều cơ hội và thách thức. Digital Workplace và những lợi ích vượt trội của nó sẽ góp phần giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi, tận dụng những thế mạnh hiện tại để tạo ra những thành tựu trong tương lai.

Trên đây là bài viết tổng hợp Digital Workplace là gì, cách phát huy tối đa sức mạnh của nền tảng này cho sự phát triển doanh nghiệp của bạn. Hãy theo dõi VTC NetViet để cập nhật thêm những những thông tin bổ ích nhé!